Introducción
La organización de un evento deportivo depende de factores externos y de factores internos, que van a influir en la decisión de realizar el proyecto, en el diseño y en la dirección del mismo.
PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Organizar un o recreativo, no importa de la envergadura que sea, implica considerar una de aspectos que hay que planificar de antemano, y plasmar en un que marcará el a seguir.
los aspectos más importantes a tener en en la planificación de un evento o deportivo, y que serán los apartados en que se divida el programa, son:
1 - una introducción. en donde se detallen las costumbres y necesidades del grupo al que va dirigido el evento.
2 - una justificación del proyecto. o el "para qué" del mismo, cuál es su razón de ser en función de su objetivo.
3 - su/s objetivo/s. es decir, el "por qué" del proyecto, qué se persigue con su realización.
4 - los contenidos. donde se hará un listado de las concretas que se llevarán a cabo durante el evento, junto con una descripción de las mismas.
5 - una (planing) de actividades. que estará compuesto por un calendario y del mismo, incluyendo tanto las actividades principales como las paralelas o alternativas.
6 - la metodología que se usará para llevar adelante el espectáculo. se deberá explicitar la forma en que serán dirigidas las actividades y/o los sistemas de que se usarán
FACTORES PARA LA REALIZACIÓN Y
Factores externos a la organización de un evento deportivo:
- Factor político: el apoyo del poder político al evento
- El grado de interés para el municipio/comunidad autónoma/País.
- El apoyo de diferentes instituciones públicas y privadas
- Factor demográfico: tamaño y estructura de la pirámide de edad de la población. Ambos influyen en el posterior factor (interés de los ciudadanos) y su promoción boca-oreja. Aumentando la presencia de la imagen del evento y con ello el interés de los esponsores de asociar su nombre a la marca del evento.
- El entusiasmo y apoyo de los ciudadanos por el deporte en general y por el acontecimiento en especial. Influyen igualmente en la calidad, la lealtad, la notoriedad y en la imagen del evento.
- Factor mediático: alcance mediático del evento: prensa-radio-tv-internet. Colaboración en la difusión.
- Factor económico: opciones reales de conseguir financiación externa y de asegurar ingresos derivados del acontecimiento: entradas, merchandising, derechos de retransmisión, etc. Dichos ingresos deben ser previstos con antelación para saber el coste de oportunidad y el riesgo que podemos asumir al decidir organizar el evento.
- Factor infraestructuras y equipamientos: existencia de una red local de equipamientos deportivos que cumplan los requisitos necesarios para la celebración, o posibilidad de construir en tiempo y forma, que se puedan utilizar para la celebración y aprovechamiento posterior. Además, red de infraestructuras de acceso, movilidad, transporte público y equipamiento en plazas hoteleras, espacios culturales, recreativos, etc.
- Factor impacto: a nivel económico, social, laboral y medio ambiental. Se considera que es un catalizador para el desarrollo de una zona. Tras el evento queda un legado en el lugar de celebración, que forma parte de su idiosincrasia y su cultura, atrae a población nueva, es catalizador de inversión, mejora la productividad, crea empleo. Organizar un evento trae beneficios y supone una oportunidad para crecer a nivel deportivo, económico y además es dinamizador de práctica deportiva (Dwyer y Fredline 2008, Clark 2009).
- Factor técnico: accesibilidad a un mercado laboral de técnicos y personal de apoyo.
- Igualmente se puede considerar factor externo: tipo y deseo del cliente para el que vamos a organizar el evento. En este sentido es conveniente la colaboración técnica entre entidades afectadas y expertos especialistas (Comité técnico-ejecutivo).
- Stackeholders: influyen en la organización los intereses de otros participantes con poder de negociación; proveedores de material, de infraestructura, de personal, de financiación; organizaciones políticas, de voluntarios, los propios deportistas, etc. y que imponen su fuerza de negociación en las transacciones que debemos realizar con ellos.
- Factor organizacional: es responsabilidad del Director transmitir el entusiasmo de emprender el evento a toda su organización.
- Capacidad organizativa de la entidad, a nivel estructural y técnico (capacidad productiva). Tanto su estructura como su capital tecnológico deben permitir llevar a cabo los procesos necesarios para la ejecución del evento: de información, toma de decisiones, producción y control.
- Factor experiencia: Tener conocimientos y experiencias en la organización de competiciones y eventos deportivos ayuda a disminuir la incertidumbre del proyecto y genera mecanismos de control aplicables a la organización del nuevo evento.
- Factor tiempo: capacidad para desarrollar el proyecto dentro del plazo fijado. ¿Nos da tiempo, cuánto tiempo va a durar y cómo influye esa duración en nuestra organización?
- Factor recursos propios (humanos, materiales y financieros): capacidad para optimizar recursos. En los recursos humanos hay que considerar, no solamente la disponibilidad en cantidad suficiente para ser asignados al evento, sino también la formación, nivel de experiencia, disponibilidad temporal, capacidad de aceptación de las relaciones de dependencia y autoridad, el talento y el conocimiento; la gestión del conocimiento del capital humano como intangible. La tipología, la cantidad, la calidad o nivel de funcionalidad exigida de los recursos materiales, el estado y nivel de conservación, la disponibilidad horaria de las instalaciones y equipamientos deportivos. El factor recursos financieros refleja la disponibilidad de financiación. Es decir, de los fondos disponibles, cuánto dinero se destina a financiar ese evento concreto, y cuáles son las actuaciones estratégicas para conseguir financiación. Además, conocer si va a ser suficiente para sufragar el coste de dicho proyecto y qué supone a nuestra organización quedarse sin esos fondos antes de rentabilizar el proyecto. Se incluye otro factor relacionado con los recursos financieros: las inversiones. Cuánta inversión debe acometerse, se dispone de financiación suficiente, qué se va a hacer con esta inversión después del evento, son cuestiones que deben resolverse antes de tomar la decisión de realizar el proyecto.
- Factor coste de oportunidad: (Davidson 1999:29) indica que seleccionar un evento implica comprometer una serie de recursos; esta decisión tiene un coste de oportunidad al renunciar a otro proyecto que podría haber proporcionado otros beneficios. Puede que existan varias alternativas y que sólo uno o algunos proyectos interesen o puedan ser acometidos. De ahí la necesidad de optimizarlos. A la hora de establecer una jerarquía pueden tomarse como criterios aspectos de tiempo, de disponibilidad de recursos, intereses estratégicos, políticos, sociales, económicos. En cualquier caso, el proyecto seleccionado deben ser rentable económicamente y socialmente. Para la evaluación de proyectos se pueden utilizar los métodos dinámicos de valoración de inversiones (VAN, TIR) que consideran la viabilidad del evento, en función de los flujos netos de caja, el coste de capital, la tasa de reinversión, etc. (Fanjul 1991 y 2006, Suárez 1998).
- Factor incertidumbre: trabajamos con expectativas, sobre planes, lo que implica el futuro, y ello conlleva incertidumbre. Existen planificaciones de eventos de poca incertidumbre, porque son más sencillos (de menor dimensión o de menos duración, o de corto plazo), o porque los hemos realizado en más de una ocasión; y planes de gran incertidumbre (a largo plazo, multideportivos, multiorganizacionales, internacionales, etc.) En este caso, a la incertidumbre se une la complejidad. En cualquier caso se requiere planes flexibles y flexibilización de operaciones.
NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.
- FASES EN
- Fase 0 o previa: Preliminar o Presentación de la candidatura
- Parent (2008) señala que la primera fase es la preparación de la candidatura (planning bid). Otros autores la mencionan junto con la campaña de difusión del evento, como primera actuación, pero en muchas ocasiones no se pasa de la fase cero.
- El evento es un proyecto que está inmerso en la estrategia de la organización como UEN; está planificado, es apoyado por la institución y está dotado de financiación, con un presupuesto específico. Pero se necesitan apoyos externos: poder político, medios de comunicación, instituciones públicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, así como infraestructuras y recursos humanos para su desarrollo. Se trata, pues, de vender la oportunidad de la idea a los stackeholders. Esta sería la fase preliminar en la que se elabora un informe, y se prepara la campaña para conseguir el apoyo a la candidatura. El informe debe contener algo innovador, diferente a otras ofertas o algo nuevo respecto a otras ediciones. Se debe plantear la estrategia para su presentación tras un análisis cliente / competencia y pensar qué quieren los clientes, cómo se les satisface, con qué tecnología y qué ofrecemos distinto a la competencia. Las actuaciones de esta fase son:
- - Búsqueda, recogida y análisis de la información.
- - Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados.
- - Preparación, confección de un dossier del proyecto con la información recogida.
- - Elaboración del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseño del evento.
- El responsable de esta fase es el Comité organizador (comité de campaña) creado al efecto (el Grupo Promotor). Los promotores pueden ser o no los del Comité organizador posterior, o sólo ser promotores privados e institucionales que tengan el interés de que se organice el evento y una vez concedido pasar a ser integrantes del Comité ejecutivo. Puede ocurrir que no se pase de esta fase. Entonces, habría que, o bien desechar la idea para mejor ocasión o bien recopilar más información y más contactos y realizar un nuevo diseño que se lleve a discusión.
- Fase 1: Definición y Diseño de las Características del EventoSe corresponde con la elaboración del plan estratégico del evento. En esta fase se responde a las preguntas: qué se quiere, por qué se quiere, para qué se quiere. Se formulan y fijan los objetivos-metas-restricciones. Se configura el evento (definición de las variables principales del evento: tipología, duración, infraestructura, recursos humanos, características técnico deportivas, implicados, etc.). Se observa enOtros autores no mencionan estas mismas fases. Aquí se ha dado la categoría de fase a la elaboración del plan estratégico, dado el carácter de UEN del evento y su naturaleza de proyecto. Añó (2003) diferencia una fase de concesión y formación del Comité organizador. Pero se considera que se trata, más bien de una tarea, que no requiere distribución en el tiempo de diferentes actividades. Además se piensa que si no hay apoyos suficientes, no conviene llevar adelante el evento y por lo tanto, no es necesario diseñar ningún proyecto. Por eso se ha diferenciado la fase cero y la fase 1 (en la que realmente se diseña el proyecto, momento en el que ya se puede difundir al público, y no antes). Las actuaciones en la fase 1 son:- Elaboración de Memoria inicial del evento: primer diseño del evento (también en fase cero)- Estudio de viabilidad del proyecto y de condicionantes técnicos y financieros.- Discusión y reajuste.- Elaboración del plan estratégico.- Campaña de difusión del evento.La campaña de difusión del evento es importante, pues el apoyo de la población es un factor externo clave en el éxito del mismo (hasta incluso condicionar la sede de una candidatura). Pero ésta se realiza en varios momentos a partir de la aprobación del evento. La fase de campaña requiere una mínima estructura organizativa, dotación presupuestaria, lista de tareas, calendario y cierta infraestructura (Añó, 2003). Todas las actuaciones de las fases cero y 1 deben estar autofinanciadas con recursos propios, porque no se habrá conseguido todavía financiación externa (subvenciones, patrocinios o ventas de derechos de explotación).
En esta fase se responde a las cuestiones: qué hacer, quién hace, cómo hacer, cuándo hacer, cuánto se necesita para hacer, dónde hacer. Se diseña la estructura del evento y se programa el proyecto. Corresponde a las actuaciones del plan estructural y plan operativo. Es la fase más importante, la fase de diseño del proyecto, pues de ella depende que se lleve a buen término el evento. A su vez esta fase 2 se subdivide en varias subfases.
- Establecimiento del Organigrama Funcional. Diseño de la estructura organizativa del evento
Más bien no es una fase, sino una tarea clave. El organigrama funcional del evento representa visualmente el plan, la estructura de la organización. Define categorías y puestos de trabajo, clarifica jerarquías, delimita funciones y responsabilidades (Ayora et al., 2004:28, Soucie, 2002), establece relaciones de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicación entre la superestructura. Consta de diferentes cuadros de responsabilidades e interconectados según líneas que representen la relación entre ellos, entre las tareas asignadas a cada uno, los canales de autoridad y de dependencia y las vías de comunicación. Sirve para controlar acciones, facilitar la fluidez en las operaciones, reforzar la dependencia, etc. Cada evento puede tener diferente estructura organizacional. El modelo se especifica a partir de las necesidades concretas para ese acontecimiento: fases, tareas, funciones especializadas, personas con las que ya contamos o podemos contar. Pero lo importante es que dicho esquema garantice la buena comunicación y difusión de la información entre los diferentes estratos y permita que cada persona pueda desarrollar su talento, su capacidad de trabajo.
El Comité ejecutivo, se encarga de supervisar el buen funcionamiento en los aspectos globales. No desarrolla, sólo controla al Comité organizador (operativo). El Comité organizador puede estar formado por los promotores (Comité de Campaña) o que éstos nombren al Comité organizador. Éste se encarga de desarrollar el proyecto hasta el final. También están entre sus misiones la elaboración del plan director, la elaboración del organigrama de funcionamiento, el presupuesto, la programación del evento, etc. Puede tener formas jurídicas diferentes: empresa con capital público, (COOB 92, S.A.), la Federación , la Empresa (UEN), asociación sin ánimo de lucro, el Ayuntamiento, etc. El Comité de Honor está compuesto por las personas invitadas, promotores y principales patrocinadores y siguiendo una relación protocolaria. En algunos eventos puede haber igualmente un Comité científico formado por personas de reconocido prestigio en el ámbito científico, profesional y académico, e igualmente siguiendo una relación protocolaria. Supervisan a nivel técnico los diferentes proyectos, áreas, equipos de trabajo, infraestructuras, ponencias, conferencias, etc.
- Establecimiento de las áreas del evento
La estructura en áreas depende de la dimensión del evento, de las necesidades del mismo, de las características técnicas del acontecimiento deportivo y de la capacidad organizativa de la empresa. Al igual que sucede con el tratamiento de las fases, cada autor habla de diferente número de áreas (entre 5 y 16 áreas se han observado en las obras consultadas). Ante todo hay que buscar operatividad en las actuaciones de cada área y entre áreas.
- Programación del evento. Plan de acción
Es la fase del plan del evento propiamente dicho, el “Plan de Acción”, el “Mapa de ruta” para ir de A (donde estamos) a B (fecha del evento). El Plan de Acción debe ser sensato, sencillo de seguir, útil, claro, concreto, flexible (reajustable), realista (factible). Está abierto para ir readaptándose a medida que se van cumpliendo plazos. En esta fase se contesta a las preguntas: qué, quién y cómo, cuándo, con qué, dónde. Es la parte más importante, porque se establece lo que hay que ir haciendo para que el evento salga bien. Parent (2008) señala que en esta fase se desarrollan las acciones del plan operativo, el paquete de tareas y la implementación, la ejecución. Es elemental la distribución de tareas entre áreas, la coordinación entre las áreas y la coordinación entre las tareas de diferentes áreas, puesto que cada una de las divisiones debe conocer lo que hacen las demás, sin perder el sentido de globalidad de la organización. El Plan de Acción tiene cuatro dimensiones: tareas, tiempo, dinero y recursos. Y éstas, normalmente se planifican al detalle por períodos: primero sólo se planifica minuciosamente estas dimensiones del período 1 y hacia el final del mismo se planifica rigurosamente el período 2 y así sucesivamente.
Las técnicas de programación provenientes del mundo de la construcción y de la ingeniería son herramientas útiles para ello y sirven para programar el evento (planificar y controlar estas dimensiones). Son las denominadas técnicas PERT / CPM y GANTT. El método PERT (Técnica de programación, Evaluación y Reajuste, Program Evaluation Review Technique) y su forma simplificada: el método del progreso –camino- crítico CPM (Critical Path Method), se utilizan para identificar las etapas esenciales de la realización de un proyecto y su encadenamiento, las actividades críticas, a fin de maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y temporales de los que se dispone, el orden cronológico en el desarrollo de estas acciones, la fecha final de realización, sus implicaciones económicas, etc. El calendario del diagrama de GANT es un sistema de disposición lógico – temporal de las tareas previstas en la consecución de un proyecto (Soucie, 2002:84). Muestra el tiempo en el eje de abscisas y las actividades en el eje de ordenadas, indicando el principio y fin de las mismas mediante un trazado continuo. Además especifica qué tareas secuenciales no pueden superponerse, que tareas independientes se pueden solapar, o las tareas cuyo comienzo depende de la finalización de otra u otras. Existen paquetes informáticos para la programación de proyectos. Mediante el software se puede:
ü Calcular duración, fechas obligadas de comienzo, final, críticas, de tareas.
ü Correspondencia entre tareas.
ü Identificar caminos críticos importantes para el cumplimiento del proyecto.
ü Conocer, ajustar y nivelar la carga de los recursos: tareas asignadas, áreas a las que pertenecen, tiempo de trabajo a cada uno, coste, necesidades específicas de recursos para tareas o momentos concretos, etc.
ü Llevar un seguimiento de los costes, por tareas, por recursos humanos, hasta una fecha.
ü Comparar datos previstos inicialmente con reales (seguimiento y control del proyecto).
ü Generar gráficos e informes para visualizar la información y notificarla a los implicados.
ü Realizar un seguimiento histórico.
ü Identificar problemas y remodelar el proyecto sobre la marcha.
ü Llevar a cabo simulaciones del tipo “que pasa si no llega a tiempo …..”, “que pasa si hay temporal esos días..”, “coste de emplear más recursos en una tarea”…
Sin embargo, como gestores de un proyecto es necesario:
- Tener clara la estructura de descomposición del trabajo (WBS).
- Conocer de antemano las tareas y la dependencia entre tareas.
- Saber asignar recursos a las tareas.
- Conocer las necesidades de mano de obra, duración de las tareas, su coste.
- Controlar la evolución del proyecto.
- Evaluar los compromisos que puedan aparecer.
- Tomar decisiones.
